Según un estu­dio de For­rester los tra­ba­jadores de empre­sas con­tinúan ded­i­can­do exce­si­va can­ti­dad de tiem­po a tar­eas redun­dantes, dejan­do solo el 18% de su día a la entre­ga de estas tar­eas. Los cul­pa­bles? Adi­v­inó! El email y otras apli­ca­ciones de productividad.

La productividad está cayendo

Citan­do la inves­ti­gación de la Aso­ciación Psi­cológ­i­ca Amer­i­cana sobre el primer reporte de For­rester de Admin­is­tración de Tra­ba­jo Empre­sar­i­al Colab­o­ra­ti­vo apun­ta a que el pro­fe­sion­al de infor­ma­ción prome­dio usa 8 apli­ca­ciones durante el día. El blo­queo men­tal crea­do por este con­stante cam­bio de apli­cación a apli­cación reduce la pro­duc­tivi­dad en un 40%.

El autor del reporte, Mar­go Vis­ita­cion dice que los tra­ba­jadores ded­i­can un prome­dio de sólo 15 min­u­tos a tomar deci­siones por cada hora de reunión. Y sobre todo, la may­or parte del día lab­o­ral se ocu­pa en tar­eas redundantes.

 

Cor­re­gir el prob­le­ma de la productividad

Mien­tras que hemos vis­to fig­uras sim­i­lares en torno a la pro­duc­tivi­dad y el uso de apli­ca­ciones en la empre­sa ante­ri­or­mente, esta vez For­rester ha iden­ti­fi­ca­do la solución.

Vis­ita­cion dice que las apli­ca­ciones de Admin­is­tración de Tra­ba­jo Empre­sar­i­al Colab­o­ra­ti­vo (ECWM en sus siglas en inglés) están un paso mas allá de la colab­o­ración empre­sar­i­al con­ven­cional o de la sin­cronización empre­sar­i­al de doc­u­men­tos y platafor­mas compartidas.

En vez de forzar a los tra­ba­jadores a saltar entre apli­ca­ciones y repos­i­to­rios de datos, ellos alin­ean y con­sol­i­dan her­ramien­tas para com­par­tir infor­ma­ción entre equipos.

 

“Pun­tos de Colaboración” 

Las her­ramien­tas de admin­is­tración de tra­ba­jo colab­o­ra­ti­vo per­miten a los emplea­d­os recor­rer admin­is­tración de tar­eas y colab­o­ración. “Los tra­ba­jadores están lide­an­do y proce­san­do mas infor­ma­ción que nun­ca. Ellos nece­si­tan una man­era de ten­er trans­paren­cia respec­to a lo que otros cole­gas están hacien­do, de for­ma mas ráp­i­da y mas efi­ciente, “ dijo Visitacion.

For­rester iden­ti­ficó 13 mar­cas que pueden proveer solu­ciones a 4 prob­le­mas específicos:

  • Úni­co lugar de tra­ba­jo para equipos que nece­si­tan com­par­tir con­tenido dig­i­tal como doc­u­men­tos, pre­senta­ciones, con­tenido web y videos
  • Con­ver­sa­ciones con­tex­tuales como men­sajes instan­tá­neos y comen­tar­ios son aso­ci­a­dos automáti­ca­mente a lugares de tra­ba­jo, elim­i­nan­do la necesi­dad de bus­car por ellos
  • Plan­i­ficar proyec­tos provee fun­cional­i­dades que per­miten a admin­istradores de proyec­tos “esporádi­cos” realizar y agen­dar proyec­tos usan­do lis­tas de tar­eas, cal­en­dar­ios o tarjetas
  • Lugares de tra­ba­jo per­son­al­iza­dos pueden ser dis­eña­dos para que todas las apli­ca­ciones que nece­siten alcan­zar una tarea sean acce­si­bles des­de el lugar de trabajo

“La difer­en­cia entre esta clase de her­ramien­tas y Box o Drop­box, por ejem­p­lo, es que su colab­o­ración esta for­ma­da en torno a un espa­cio de tra­ba­jo crea­do para alcan­zar un obje­ti­vo o tarea,” comen­ta Visitacion.

“Yo los llamo pun­tos de colab­o­ración. Así ya sea que estés entre­gan­do un con­tenido dig­i­tal, un pro­gra­ma de mar­ket­ing o inclu­so un pro­ce­so de nego­cios repet­i­ti­vo, estas her­ramien­tas son sufi­cien­te­mente flex­i­bles para plan­ear tu activi­dad y ubicar a las per­sonas con las que tienes que com­par­tir infor­ma­ción o que nece­si­tas para con­tribuir a los proyectos. “

“Los emplea­d­os no están ata­dos a seguir una metodología especí­fi­ca de pro­gra­mación de rutas críti­cas o inclu­so una metodología ágil”.

 

6 líderes entre 13 marcas

Clar­izen, Red­booth, Wrike, Plan­view, Asana y Smartsheet lograron los rat­ings más altos. Los otros siete – LeanKit, Atlass­ian, Microsoft, Work­front, Ser­vi­ceNow, Hud­dle y Liq­uid­Plan­ner – fueron ran­quea­d­os como fuertes ejecutores.

  1. Basa­do en San Mateo, Cal­i­for­nia, Clar­izen conec­ta emplea­d­os, aso­ci­a­dos y clientes en un solo lugar para una pro­duc­tivi­dad mejo­ra­da. El espa­cio de tra­ba­jo esta hecho alrede­dor de una inter­face intu­iti­va que per­mite a los usuar­ios adap­tar el pro­duc­to a múlti­ples esce­nar­ios de entre­ga de proyectos.
  2. Con base en Sil­li­con Val­ley, Cal­i­for­nia, Red­booth per­mite a las orga­ni­za­ciones sim­pli­ficar la for­ma de cómo mane­jan activi­dades de tra­ba­jo usan­do todos los ele­men­tos de comu­ni­cación como líneas de dis­cusión, comen­tar­ios, men­sajes instantáneos
  3. Des­de Mon­tain View, Cal­i­for­nia, Wrike per­mite a los equipos dar seguimien­to a tar­eas que dan vis­i­bil­i­dad de lo que cada inte­grante esta tra­ba­jan­do. Equipos y usuar­ios pueden subir comen­tar­ios o ini­ciar dis­cu­siones. Tam­bién provee un doc­u­men­to edi­tor den­tro de la apli­cación que se inte­gra con la may­oría de los provee­dores de alma­ce­namien­to de contenidos.
  4. Con base en Austin, Texas, Plan­view ha bal­ancea­do tra­ba­jo y colab­o­ración. Su foco está en la colab­o­ración, para browsers y dis­pos­i­tivos móviles, mien­tras que los usuar­ios pueden invi­tar a nuevos par­tic­i­pantes a través de una sim­ple conex­ión de email. Los usuar­ios pueden subir comen­tar­ios e ini­ciar dis­cu­siones sobre tar­eas y asig­narlas a cualquiera.
  5. Des­de San Fran­cis­co, Asana sim­pli­fi­ca la admin­is­tración de tra­ba­jos basa­dos en equipos y per­mite a los usuar­ios orga­ni­zar su tra­ba­jo en proyec­tos com­par­tidos. Los usuar­ios pueden con­stru­ir flu­jos según necesi­dad y las capaci­dades colab­o­ra­ti­vas incluyen detalles de tra­ba­jo com­par­tidas, fechas lim­ites y actividades.
  6. Basa­do en Belle­vue, Wash, Smartsheet pro­por­ciona espa­cios de tra­ba­jo dis­eña­dos para proyec­tos y equipos, usa­dos para tra­ba­jar en hojas tradi­cionales. Per­mite a los usuar­ios hac­er seguimien­to a las con­ver­sa­ciones en una línea, hoja o a niv­el de espa­cios de tra­ba­jo, y agre­gar archivos según se nece­site. Smartsheet tam­bién tiene capaci­dades de admin­is­tración de recursos.

 

Emergi­do des­de las som­bras de TI

Según Vis­ita­cion, el espa­cio de Admin­is­tración de Tra­ba­jo Empre­sar­i­al Colab­o­ra­ti­vo (ECWM) emergió des­de las som­bras de TI y el uso de apli­ca­ciones no autor­izadas por usuar­ios que no tenían acce­so a apli­ca­ciones empre­sar­i­ales que pudier­an cumplir con sus necesidades.

“Estas her­ramien­tas comen­zaron a cre­cer viral­mente en las orga­ni­za­ciones. Esta­mos hablan­do de miles de per­sonas adop­tan­do estas her­ramien­tas antes de que el área cen­tral­iza­da de TI arrase con ellas. A esa altura los emplea­d­os ya no pueden con­ce­bir tra­ba­jar sin ellas,” dice Visitacion.

Aho­ra están evolu­cio­nan­do a her­ramien­tas empre­sar­i­ales, dice ella.

Vis­ita­cion mantiene su vista en 3 tendencias:

  1. Emplea­d­os que deman­dan fun­cional­i­dad que les per­mite conec­tarse con per­sonas en tiem­po real de una man­era que gen­era val­or. La fun­cional­i­dad está enfo­ca­da en comu­ni­cación y cen­tra­da en resultados.
  2. Usuar­ios que deman­dan fun­cional­i­dad que per­mite a las per­sonas reten­er foco o respon­der a rápi­dos cam­bios sin perder productividad.
  3. Dar­le a pro­fe­sion­ales de la infor­ma­ción las her­ramien­tas que nece­si­tan para hac­er lo que nece­si­tan sin ten­er que saltar de una apli­cación a otra.

En los próx­i­mos 12 meses más de estas her­ramien­tas van a entrar al mer­ca­do, con provee­dores inclu­so más grandes como Google o Microsoft entran­do a la competencia.

Por David Roe, Oct. 19, 2016 / CMS Wire