Planview ranqueado por Forrester como líder en Trabajo Colaborativo

Según un estudio de Forrester los trabajadores de empresas continúan dedicando excesiva cantidad de tiempo a tareas redundantes, dejando solo el 18% de su día a la entrega de estas tareas. Los culpables? Adivinó! El email y otras aplicaciones de productividad.

La productividad está cayendo

Citando la investigación de la Asociación Psicológica Americana sobre el primer reporte de Forrester de Administración de Trabajo Empresarial Colaborativo apunta a que el profesional de información promedio usa 8 aplicaciones durante el día. El bloqueo mental creado por este constante cambio de aplicación a aplicación reduce la productividad en un 40%.

El autor del reporte, Margo Visitacion dice que los trabajadores dedican un promedio de sólo 15 minutos a tomar decisiones por cada hora de reunión. Y sobre todo, la mayor parte del día laboral se ocupa en tareas redundantes.

 

Corregir el problema de la productividad

Mientras que hemos visto figuras similares en torno a la productividad y el uso de aplicaciones en la empresa anteriormente, esta vez Forrester ha identificado la solución.

Visitacion dice que las aplicaciones de Administración de Trabajo Empresarial Colaborativo (ECWM en sus siglas en inglés) están un paso mas allá de la colaboración empresarial convencional o de la sincronización empresarial de documentos y plataformas compartidas.

En vez de forzar a los trabajadores a saltar entre aplicaciones y repositorios de datos, ellos alinean y consolidan herramientas para compartir información entre equipos.

 

“Puntos de Colaboración”

Las herramientas de administración de trabajo colaborativo permiten a los empleados recorrer administración de tareas y colaboración. “Los trabajadores están lideando y procesando mas información que nunca. Ellos necesitan una manera de tener transparencia respecto a lo que otros colegas están haciendo, de forma mas rápida y mas eficiente, “ dijo Visitacion.

Forrester identificó 13 marcas que pueden proveer soluciones a 4 problemas específicos:

  • Único lugar de trabajo para equipos que necesitan compartir contenido digital como documentos, presentaciones, contenido web y videos
  • Conversaciones contextuales como mensajes instantáneos y comentarios son asociados automáticamente a lugares de trabajo, eliminando la necesidad de buscar por ellos
  • Planificar proyectos provee funcionalidades que permiten a administradores de proyectos “esporádicos” realizar y agendar proyectos usando listas de tareas, calendarios o tarjetas
  • Lugares de trabajo personalizados pueden ser diseñados para que todas las aplicaciones que necesiten alcanzar una tarea sean accesibles desde el lugar de trabajo

“La diferencia entre esta clase de herramientas y Box o Dropbox, por ejemplo, es que su colaboración esta formada en torno a un espacio de trabajo creado para alcanzar un objetivo o tarea,” comenta Visitacion.

“Yo los llamo puntos de colaboración. Así ya sea que estés entregando un contenido digital, un programa de marketing o incluso un proceso de negocios repetitivo, estas herramientas son suficientemente flexibles para planear tu actividad y ubicar a las personas con las que tienes que compartir información o que necesitas para contribuir a los proyectos. “

“Los empleados no están atados a seguir una metodología específica de programación de rutas críticas o incluso una metodología ágil”.

 

6 líderes entre 13 marcas

Clarizen, Redbooth, Wrike, Planview, Asana y Smartsheet lograron los ratings más altos. Los otros siete – LeanKit, Atlassian, Microsoft, Workfront, ServiceNow, Huddle y LiquidPlanner – fueron ranqueados como fuertes ejecutores.

  1. Basado en San Mateo, California, Clarizen conecta empleados, asociados y clientes en un solo lugar para una productividad mejorada. El espacio de trabajo esta hecho alrededor de una interface intuitiva que permite a los usuarios adaptar el producto a múltiples escenarios de entrega de proyectos.
  2. Con base en Sillicon Valley, California, Redbooth permite a las organizaciones simplificar la forma de cómo manejan actividades de trabajo usando todos los elementos de comunicación como líneas de discusión, comentarios, mensajes instantáneos
  3. Desde Montain View, California, Wrike permite a los equipos dar seguimiento a tareas que dan visibilidad de lo que cada integrante esta trabajando. Equipos y usuarios pueden subir comentarios o iniciar discusiones. También provee un documento editor dentro de la aplicación que se integra con la mayoría de los proveedores de almacenamiento de contenidos.
  4. Con base en Austin, Texas, Planview ha balanceado trabajo y colaboración. Su foco está en la colaboración, para browsers y dispositivos móviles, mientras que los usuarios pueden invitar a nuevos participantes a través de una simple conexión de email. Los usuarios pueden subir comentarios e iniciar discusiones sobre tareas y asignarlas a cualquiera.
  5. Desde San Francisco, Asana simplifica la administración de trabajos basados en equipos y permite a los usuarios organizar su trabajo en proyectos compartidos. Los usuarios pueden construir flujos según necesidad y las capacidades colaborativas incluyen detalles de trabajo compartidas, fechas limites y actividades.
  6. Basado en Bellevue, Wash, Smartsheet proporciona espacios de trabajo diseñados para proyectos y equipos, usados para trabajar en hojas tradicionales. Permite a los usuarios hacer seguimiento a las conversaciones en una línea, hoja o a nivel de espacios de trabajo, y agregar archivos según se necesite. Smartsheet también tiene capacidades de administración de recursos.

 

Emergido desde las sombras de TI

Según Visitacion, el espacio de Administración de Trabajo Empresarial Colaborativo (ECWM) emergió desde las sombras de TI y el uso de aplicaciones no autorizadas por usuarios que no tenían acceso a aplicaciones empresariales que pudieran cumplir con sus necesidades.

“Estas herramientas comenzaron a crecer viralmente en las organizaciones. Estamos hablando de miles de personas adoptando estas herramientas antes de que el área centralizada de TI arrase con ellas. A esa altura los empleados ya no pueden concebir trabajar sin ellas,” dice Visitacion.

Ahora están evolucionando a herramientas empresariales, dice ella.

Visitacion mantiene su vista en 3 tendencias:

  1. Empleados que demandan funcionalidad que les permite conectarse con personas en tiempo real de una manera que genera valor. La funcionalidad está enfocada en comunicación y centrada en resultados.
  2. Usuarios que demandan funcionalidad que permite a las personas retener foco o responder a rápidos cambios sin perder productividad.
  3. Darle a profesionales de la información las herramientas que necesitan para hacer lo que necesitan sin tener que saltar de una aplicación a otra.

En los próximos 12 meses más de estas herramientas van a entrar al mercado, con proveedores incluso más grandes como Google o Microsoft entrando a la competencia.

Por David Roe, Oct. 19, 2016 / CMS Wire

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